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19. Februar 2014

Kontrolle und Transparenz im Kreis nicht erwünscht

Folgende Punkte hat die Fraktion FDP-BLG-Bahner in der Kreistagssitzung vom 17.02.2014 als Beschlussvorlage eingebracht. Ziel sollte es sein, die wirtschaftliche Betätigung des Landkreises transparent zu gestalten und besser kontrollieren zu können. Die Fraktionen der CDU, SPD, Linke und KfV konnten dem leider nicht zustimmen.

1. Eigentümerebene Kreistag

Der Vertreter des Landkreises in den Gremien der Unternehmen vertritt die durch den Kreistagbeschlossenen Richtlinien und Weisungen bei wichtiger kommunalpolitischer Bedeutung in den Unternehmen und sichert somit die Interessen des Gesellschafters Landkreis Vorpommern-Greifswald ab

Der Kreisausschuss bzw. der Kreistag kann von der Landrätin jederzeit Auskunft verlangen.

2. Beteiligungsebene Aufsichtsrat (Betriebsausschuss)

Die Mitglieder des Aufsichtsrates sollen über die zur ordnungsgemäßen Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachliche Eignung gemäß „Leitfaden über Qualifikation, Rechte und Pflichten der Aufsichtsratsmitglieder in kommunalen Unternehmen und Einrichtungen“ des Innenministeriums M-V verfügen. Die durch den Kreistag in die Aufsichtsräteentsandten Abgeordneten, sachkundigen Dritten sowie Beschäftigten des Landkreises sind verpflichtet, eine Erklärung über die zur Wahrnehmung der Aufgaben erforderlichen Kenntnisse, Fähigkeiten und fachlichen Eignung gegenüber dem Präsidenten des Kreistages und der Landrätinabzugeben. Der Landkreis soll für die erforderliche Qualifizierung Sorge tragen. Notwendiger Schulungsbedarf ist durch die Mitglieder eigenverantwortlich bei der Beteiligungsverwaltunganzumelden.

Kein ehemaliges Mitglied der Geschäftsführung darf Mitglied des Aufsichtsrates werden. Vor Aufnahme der Tätigkeit als Aufsichtsratsmitglied ist aus Gründen der Transparenz eine Erklärung darüber abzugeben, ob Tätigkeiten oder Organfunktionen bei Wettbewerbern des Unternehmensvorliegen bzw. vorlagen. Kein Aufsichtsratsmitglied soll in mehr als fünf Aufsichtsräten vertreten sein.

Bei Entscheidungen durch den Aufsichtsrat, dürfen sich die Mitglieder nicht durch persönliche Interessen leiten lassen, ihr Wirken muss zum Wohle des Unternehmens und dessen öffentlichen Auftrag geschehen. Jedes Aufsichtsratsmitglied hat Interessenkonflikte, die aufgrund einer jeglichen Verbindung mit Geschäftspartnerinnen oder mit Geschäftspartnern der Gesellschaft entstehen können, dem Aufsichtsrat mitzuteilen. Dieser hat umgehend die Gesellschafter hierüberzu informieren. Wesentliche und nicht nur von vorübergehender Natur bestehende Interessenskonflikte, sollen zur Beendigung der Funktion als Aufsichtsratsmitglied führen. Die Entscheidung hierüber trifft der Kreistag mit Beschluss. Verträge mit der Gesellschaft, die über das Mandat de Aufsichtsratsmitglieds für die Gesellschaft hinausgehen, bedürfen der vorherigen Zustimmung der Gesellschafterversammlung.

3. Berichtswesen

Zu jedem Quartalsbericht ist einen Sachstandsbericht zur wirtschaftlichen Entwicklung abzugeben. Wesentliche Abweichungen bei einer negativen Abweichung zum prognostizierten Jahresergebnis von mehr als 10 % zum Planansatz sind vom Unternehmen schriftlich zu begründen. Dem Beteiligungsmanagement werden diese Daten durch die Geschäftsführung elektronisch aufgearbeitet spätestens sechs Wochen nach Quartalsende zur Verfügung gestellt. Bei (bereits drohenden) Problemsituationen ist durch das jeweilige Unternehmen unverzüglich ein Risikobericht anzufertigen und dem Gesellschafter zur Kenntnis zu geben.

Die Geschäftsführung hat geeignete Maßnahmen zu treffen, insbesondere ein Überwachungssystem einzurichten, damit den Fortbestand des Unternehmens gefährdende Entwicklungen früh erkannt werden. Die Risikosituation des Unternehmens ist grundsätzlich in einem Risikobericht darzustellen.

Der Risikobericht umfasst die:

  • konkrete Darstellung des Risikos,
  • Auswirkung auf die Wirtschafts- und Finanzplanung,
  • Ursachenanalyse, Maßnahmen zur Gegensteuerung

Der Risikobericht ist in den Unternehmensorganen zu beraten.

Beteiligungsbericht

Der jährlich zu erstellende Beteiligungsbericht des Landkreises enthält neben den Grundinformationen

  • Gegenstand des Unternehmens
  • Rechtsgrundlagen
  • Erläuterung von Fachbegriffen, Kennzahlen, Stammdaten,
  • Beteiligungsverhältnisse
  • Besetzung der Organe des Unternehmens
  • Beteiligungen des Unternehmens
  • Stand der Erfüllung des öffentlichen Zwecks durch das Unternehmen
  • Grundzüge des Geschäftsverlaufs
  • Lage des Unternehmens
  • Kapitalzuführungen und –entnahmen durch den Landkreis
  • Auswirkungen auf die Haushaltswirtschaft des Landkreises
  • Gesamtbezüge von Geschäftsführung und Aufsichtsrat

eine Übersicht zur Entwicklung der Unternehmen mindestens innerhalb der nächsten 2 Jahre sowie die Einzelberichterstattung über die Beteiligungen, die auf der Grundlage der geprüften Jahresabschlüsse basiert. Der Beteiligungsbericht hat ebenso die Erreichung bzw. Abweichung dervereinbarten Ziele mit der jeweiligen Gesellschaft zu dokumentieren und zu erläutern, sowie eine SWOT-Analyse (Stärken-Schwächen-Chancen-Risiken) zu jedem Unternehmen auszuweisen.

 

4. Beteiligungscontrolling

Zu den Inhalten des strategischen Beteiligungscontrollings gehören:

  • Aufstellen von geeigneten Kennzahlen (monetär und nicht-monetär), die die Bedeutung für die Daseinsvorsorge und den Beitrag für die Zukunftsentwicklung des Landkreises widerspiegeln
  • Aufstellung und Abschluss von Zielvereinbarungen,
  • die zu vereinbarenden Ziele sollen sich an wirtschaftliche Faktoren, projektspezifische Faktoren, marktspezifische Faktoren und persönliche Leistungen orientieren,
  • in Bezug auf die wirtschaftlichen Faktoren können Leistungs-, Erfolgs- und Finanzkennzahlen (z.B. auch Reduzierung der Zuschussabhängigkeit gegenüber dem Gesellschafter) vorgegebenwerden,
  • die Ziele müssen spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch und terminiert sein,
  • Das Beteiligungsmanagement hat die Pflicht für jede Beteiligung Eigentümerziele (kreisliche Ziele) zu definieren und vom Kreistag beschließen zu lassen
  • die Unternehmen haben ein Vorschlagsecht,
  • die Zielvereinbarung ist Anlage des Geschäftsführeranstellungsvertrages,
  • der zeitliche Rahmen wird in Abstimmung mit dem Beteiligungsmanagement festgesetzt,
  • die Umsetzung liegt in der Verantwortung der Geschäftsführung,
  • die Kontrolle der Erfüllung der Zielvereinbarungen obliegt dem Beteiligungsmanagement

 

Zu den Inhalten des operativen Beteiligungscontrollings gehören:

  • Wirtschaftsplan- und Bilanzanalyse
  • Abgleich der vorgelegten Wirtschaftspläne vor Beschlussfassung in den Gremien des Unternehmens mit den Ausweisungen im kommunalen Haushalt
  • Analyse der unterjährigen Berichterstattung
  • Analyse von Sitzungsunterlagen, Beschlussvorlagen und sonstigen Dokumenten
  • Analyse und Bewertung von kurzfristigen Anfragen

5. Fristen

Für den zeitnahen Informationsaustausch zwischen Beteiligungsmanagement, Kreistag und Beteiligungsunternehmen sind folgende Fristen zu beachten:

  • Abgabe des Entwurfs der Wirtschafts- und Finanzplanung bis zum 05. Juli eines jeden Jahres (auch in digitaler Form) für das Folgejahr,
  • Abgabe der beschlossenen Wirtschafts- und Finanzplanung bis zum 30. September eines jedenJahres für das Folgejahr,
  • Abgabe des unterjährigen Berichtswesen 6 Wochen nach Quartalsende,
  • Abgabe des geprüften Jahresabschlusses der im Gesellschaftsvertrag festgelegten Fristen biszum 31. Mai des Folgejahres,
  • Vorlage des Beteiligungsberichts des Landkreises bis zum 30.Juni des Folgejahres
  • Abgabe des Risiko- bzw. Bedarfsberichtes bis 2 Wochen nach Feststellung der anlassbedingtenBerichterstattung,
  • Einladungen inkl. Tagesordnung und Vorlagen einschließlich eines Sachstandsberichtes sind 4Wochen vor der jeweiligen Sitzung vorzulegen,
  • Niederschriften der Gremiensitzungen sind 2 Wochen nach der jeweiligen Sitzung zu zusenden.
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